SPED 7 DICAS CLIENTE CONTÁBIL

SPED – 7 DICAS PARA OS CLIENTES DO ESCRITÓRIO





Neste trabalho dirigido às pequenas empresas quero sugerir algumas regras que podem também ser aplicadas pelas demais empresas de qualquer porte.

É sempre importante ressaltar que o SPED deve ser tratado com um cuidado especial pelo empresário. Isto por que sua abrangência vai além dos limites da contabilidade ou do departamento fiscal, não podendo ficar a cargo apenas do Contador  sua implantação.

Sistemas especializados, funcionários devidamente treinados, controle da produção e do estoque, inventário físico, guarda e envio do arquivo XML, emissão correta da NF-e, pagto. da substituição tributária, antecipação tributária, diferencial de alíquotas, retenções na fonte, procedimentos de segurança e medicina do trabalho são exemplos de ações que devem ser implantadas e controladas dentro da empresa pois não estão no âmbito das obrigações do escritório contábil.

Por isso é de fundamental importância que o CLIENTE DO ESCRITÓRIO CONTÁBIL  esteja atento às suas obrigações dentro deste novo e moderno cenário em o fisco está “de olho” na empresa o tempo todo. É o Big Brother do governo.







7 DICAS PARA OS CLIENTES DO ESCRITÓRIO



DICA 1 – A MUDANÇA É IMPOSTA PELO FISCO, NÃO PELO CONTADOR

DICA 2 – O CONTADOR É PARCEIRO DA SUA EMPRESA

DICA 3 – SABER ONDE O SPED ATINGIRÁ SUAEMPRESA

DICA 4 – AVALIAÇÃO DO SISTEMA DA EMPRESA

DICA 5 – CADASTROS DE CLIENTES E FORNECEDORES

DICA 6 – CADASTROS DE PRODUTOS/SERVIÇOS

DICA 7 – CONTADOR E EMPRESÁRIO JUNTOS NO PROJETO SPED





DICA 1 – A MUDANÇA É IMPOSTA PELO FISCO, NÃO PELO CONTADOR




O empresário deve entender que trata-se de uma mudança imposta pelo Fisco, pois alguns empresários acabam se revoltando contra o Contador como se ele fosse o culpado pelas novas exigências.

É necessário saber o que diz a lei, como o fisco chegou a esta lei, quais os objetivos, quais os pontos principais, onde o fisco quer chegar.

A importância deste conhecimento começa pelo dono da empresa mas não se encerra aí, estende-se por todos os departamentos e colaboradores da empresa. Este conhecimento pode ser buscado de diversas formas e em diversas fontes tais como cursos, livros, DVD, palestras, matérias, blog,  site da Receita Federal, etc.

Recomendo inclusive a criação de uma equipe com representantes de todos os departamentos (financeiro, informática, compras, vendas, faturamento, departamento pessoal, expedição, cadastros, estoque, etc ) da empresa para discutir o assunto. Uma equipe multidisciplinar.

Esta equipe deve interagir com o Contador ou escritório contábil que deverá ser o orientador das ações a serem adotadas na empresa.





DICA 2 – O CONTADOR É  PARCEIRO DA SUA EMPRESA



Ainda nos dias de hoje encontramos algumas empresas que enxergam o Contador ou o escritório contábil como algo distante e separado do seu negócio. É muito comum quando o escritório tenta se aproximar e obter informações necessárias ao registro adequado das informações o empresário reclamar que o escritório está querendo saber demais ou atrapalhando as suas atividades. Há pouco tempo atrás a empresa se preocupava apenas com o departamento comercial (compras/vendas) deixando os outros assuntos por conta do Contador. Este modelo está sofrendo uma drástica transformação devido ao nível de detalhamento que o Fisco está exigindo das empresas com estes novos projetos.

Não dá mais para o empresário deixar tudo nas mãos do Contador, ele deve se conscientizar que conhecer e entender os efeitos e o peso dos tributos pode ser determinante para o sucesso ou fracasso de seus negócios.

É imprescindível que a empresa possua um sistema de gestão, que adote controles internos principalmente de estoque, funcionários fiscalmente capacitados para emissão das notas fiscais, cadastros organizados e atualizados e que envie todas as informações e documentos solicitados pelo escritório inclusive os extratos bancários.

Os empresários costumam dizer que o Fisco é  sócio no seu negócio já que levam uma boa parte dos lucros através dos infindáveis tributos. Pois se o Fisco é o sócio, o Contador é o consultor que ajudará o empresário a entender e conviver amigavelmente com este sócio de forma que todos ganhem.







DICA 3 – SABER ONDE O SPED ATINGIRÁ SUAEMPRESA



É importante  identificar na empresa, além da área fiscal e contábil, quais os departamentos  serão impactados pela implantação do projeto Sped.

A validação final do SPED  ocorrerá no escritório porém para que isto aconteça é preciso que uma série de providencias sejam adotadas na empresa.



Setor de Faturamento:

É o setor onde são emitidas as notas fiscais e um dos principais  no que se refere ao SPED, o que faz com que a escolha deste funcionário seja muito cuidadosa. Esta função não pode ser delegada a um funcionário sem experiência ou conhecimentos básicos de emissão de notas e legislação tributária. A pessoa encarregada de emitir a nota fiscal deve estar ciente da necessidade e importância da adequação do cadastro de clientes, produtos, classificações fiscais(NCM), tributação, formas  de contingência em caso de dificuldade na emissão da NF-e.

Este funcionário precisa estar em contato constante com o contador ou escritório contábil, bem como, realizar treinamentos periódicos relativos a emissão de nota fiscal e seus tributos.



Setor Financeiro:


Algumas informações para alimentação do SPED serão fornecidas por este setor, com destaque para os recolhimentos do ICMS nas operações sujeitas a substituição tributária ou importação.

Além disso é neste setor que  serão providenciados os recursos financeiros exigidos pelo SPED.

Exemplo disto podemos citar aquisição ou desenvolvimento dos sistemas, a participação dos funcionários em cursos, fóruns, eventos, desenvolvimento ou terceirização de estrutura de armazenamento digital, adequação da infra-estrutura (hardware, sistemas de integração, banda larga, no break, geradores de energia elétrica, certificação digital, etc).

Todos estes pontos causam efeitos financeiros que precisam ser planejados levando em consideração disponibilidade de caixa da empresa.

Este setor tem um papel muito importante no que se refere ao conhecimento das legislações que tratam de retenções na fonte do ISS, ICMS, IR, PIS,COFINS, CSLL, INSS. Este funcionário também precisa ser selecionado com muito cuidado pois deve ter conhecimentos básicos de legislação tributária e realizar treinamentos periódicos.



Setor de Compras e Setor de Vendas


Nestes dois departamentos encontramos um dos pontos fundamentais tanto para o Sped Fiscal, Contábil, PIS/COFINS,  como também para a NF-e, já que é destes setores que se originam os cadastros de fornecedores e clientes. Portanto é fundamental a colaboração deles na adequação e manutenção dos cadastros em boa ordem seguindo o modelo legal afim de evitar impedimentos nas operações da empresa. A empresa deverá estabelecer uma política de recebimento dos arquivos XML para as entradas e a divulgação das regras criadas pela empresa deverão ser transmitidas  pelos compradores aos  fornecedores. O setor de vendas deve se encarregar de obter junto aos clientes e transportadoras os endereços de e-mails para onde deverão ser enviados os arquivos XML das vendas.



Setor de Informática – T.I.

Anteriormente foi mencionado sobre a necessidade de que cada empresa possua um sistema de gestão, com destaque para o controle de estoque.

Quando a empresa possuir um setor de T.I.(tecnologia da informação) este é que deverá dimensionar as necessidades da empresa promovendo a adequação necessária. Caberá também ao setor de informática a definição dos programas a serem utilizados, bem como definir também os melhores meios de armazenar (por 5 anos) os documentos digitais que serão gerados daqui por diante, principalmente os arquivos XML das notas fiscais de compra e venda da empresa, pensando inclusive na melhor forma de fazer o back up destes documentos digitais.

A grande maioria das pequenas empresas que não dispõem de profissionais nesta área poderão recorrer a empresas terceirizadas especializadas nesta atividade, mas o principal neste caso é a empresa possuir um sistema interno bem parametrizado e funcionários conscientes das suas responsabilidades na geração dos dados. Isso facilitará muito a troca de dados entre sua empresa e o escritório minimizando a falta de um Setor de informática.



Setor de Departamento Pessoal

A  empresa deverá dispensar um cuidado especial para este setor também pelo fato de que as informações trabalhistas e previdenciárias também entrarão para o SPED o que vai exigir um cuidado maior com os processos de contratação, férias, demissão, acidentes, afastamentos. Os cuidados deverão estender-se ainda aos processos de contratação serviços de terceiros. Desse modo faz-se necessário que os funcionários deste setor também passem por treinamentos afim de conhecer profundamente este tema.





DICA 4 – AVALIAÇÃO DO SISTEMA DA EMPRESA



Empresário e Contador devem identificar  as informações que a empresa deverá enviar ao  SPED  avaliando se os sistemas existentes no escritório e na empresa estão entrosados para o intercambio destes dados..

No sped fiscal podemos perceber que um dos pontos principais do programa é o controle item a item dos produtos que entram e saem da empresa,  obrigando assim o empresário a controlar adequadamente a movimentação dos seus produtos para poder indicar corretamente dentro do sped esta informação. Para isso este empresário deverá possuir um Sistema Integrado de Controle Interno (ERP) para lançar suas compras e vendas. Mas é importante que haja uma boa interação entre empresa e escritório no sentido de fazer com que os sistemas possam falar a mesma língua, ou quando possível, que possam até usar um mesmo sistema na empresa e no escritório. Além disso não podemos deixar de mencionar a obrigatoriedade do envio do inventário físico para o SPED o que exigirá não só um sistema adequado como funcionários que o alimentem corretamente.


 

DICA 5 – CADASTROS DE CLIENTES E FORNECEDORES


A revisão destes cadastros é um ponto da maior importância visto que para  o arquivo ser validado faz-se necessário que todos os dados do cliente ou fornecedor estejam corretos tais como: Nome, CNPJ, Inscrição Estadual, endereço, código do município, etc.

Neste tópico começamos a perceber o motivo de criarmos uma equipe multidisciplinar com a presença de colaboradores das áreas de compras e vendas uma vez que são estes colaboradores os primeiros a estabelecer contato com os clientes e fornecedores e geralmente são eles próprios que colhem as informações para criação dos cadastros. Portanto é de suma importância que vendedores e compradores estejam cientes da importância de manter os cadastros  atualizados. No leiute do SPED a informação do cadastro dos produtos está no Registro 0150 onde você poderá ver os detalhes exigidos pelo fisco.

Em muitas das consultorias que tenho realizado ainda é comum encontrar problemas oriundos de cadastros incompletos ou com dados não preenchidos. E isto geralmente ocorre por que os cadastros são feitos em outros departamentos ou por pessoas de outras áreas que nem sempre estão conscientes da importância daquelas informações.

A solução é treinamento constante para todos os departamentos da empresa.



DICA 6 – CADASTROS DE PRODUTOS/SERVIÇOS


Deverá haver um cadastro de todos os produtos/serviços que entram e saem da empresa e para este cadastro recomendo considerar os pontos mencionados a seguir. Este trabalho deve ser realizado em conjunto com o escritório para definição dos aspectos tributários do cadastro. Também é exigido no cadastro informações sobre a destinação de cada produto dentro da empresa por isso o cadastro deve ser elaborado por pessoas que tenham domínio desta informação, isto é, onde e o que vai ser feito com cada produto que entra na empresa. Do ponto de vista tributário é importante que cada cliente analise em conjunto com seu escritório contábil os seguintes pontos que precisam estar alimentados no cadastro exigido no Registro 0200 do leiaute do SPED:


1)    Verificação das características das operações que a empresa realiza;

2)    Verificação das formas de tributação;

3)    Verificação  dos benefícios aplicáveis;

4)    Verificação  das bases legais desses benefícios;

5)    Verificação  da destinação do produto;

6)    Verificação  dos CFOP´s  utilizados;

7)    Verificação da  natureza de operação de cada item;

8)    Verificação  da tributação de ICMS,IPI, PIS, COFINS;

9)    Conhecer as  tabelas de CST  do ICMS, IPI, PIS,COFINS;

10)    Identificar o NCM de cada item comprado e vendido;

11)    Verificação de substituição tributária do ICMS;

12)    Verificação de substituição tributária do PIS/COFINS;

13)    Identificação do lançamento contábil de cada produto.





DICA 7 – CONTADOR E EMPRESÁRIO JUNTOS NO PROJETO SPED



É fundamental a participação do dono (ou direção) da empresa neste assunto.

Como vimos, o alcance dos efeitos do projeto SPED vai muito além dos departamentos fiscal e contábil como é comum acontecer nas diversas alterações legais que o Fisco promove freqüentemente.

Neste caso quase toda a empresa será atingida e aquela pessoa ou aquela equipe que ficou responsável pela implantação do projeto necessita contar com todo  apoio da direção da empresa comprometendo-se também com o sucesso da empreitada.

Sem este respaldo torna-se muito mais complicado contar com a colaboração de todos os departamentos na busca do objetivo comum.

As orientações acerca da implantação e manutenção do SPED dependem do Contador e sua equipe, por isso é crucial que os funcionários da empresa sigam à risca as orientações deste profissional e só com o apoio do empresário é que o Contador terá respaldo para promover as modificações necessárias.

Contador e Empresário precisam estar juntos no projeto SPED.





(Informações extraídas do Ebook – Gestão do SPED nos Escritórios Contábeis do professor Antonio Sérgio de Oliveira no site http://portaldosped.com.br/livros-do-autor/ )