SPED 7 DICAS ESCRITÓRIO CONTÁBIL

AS 7 DICAS PARA O ESCRITÓRIO CONTÁBIL



Aqui apresento também um conjunto de 7 Dicas para o Escritório Contábil pois este, por ter um modo operacional diferenciado de uma empresa, possui características que merecem cuidado especial no atendimento às exigências do SPED.




DICA 1 – DEFINIR EQUIPE RESPONSÁVEL




A primeira providencia a ser adotada no escritório é organizar uma equipe para tratar do assunto “Projeto SPED”, e conscientizar-se de que o tema realmente deve ser encarado como um projeto, ou seja, deverá contar com reuniões periódicas em datas pré-estabelecidas.



A equipe deverá ter um plano de ação com as tarefas a serem cumpridas e suas respectivas datas de conclusão.



Esta equipe precisa conter integrantes de diversos departamentos do escritório tais como:



•    Proprietário

•    Diretores

•    Área fiscal

•    Área contábil

•    Departamento pessoal

•    Financeiro

•    Informática

•    Visitador

•    Legalização

•    Abertura e encerramento



Sei que para a maioria dos escritórios esta ideia pode parecer utópica pois afinal de contas a realidade nua e crua é que uma boa parte não tem o hábito de se reunir para buscar soluções conjuntas para os problemas.



Mas creiam, isto será necessário. O SPED é uma obrigação que extrapola as fronteiras das áreas fiscal e contábil, gerando seus efeitos em praticamente todas as áreas o que torna recomendável, quase que obrigatório, que todos entendam e participem das discussões.



A presença do proprietário e dos diretores do escritório é de fundamental importância para o sucesso do projeto pois é a presença da cúpula da empresa que vai conferir credibilidade e força para a equipe.



Medidas impopulares certamente deverão ser adotadas e se não houver um pulso forte da direção da empresa exigindo as mudanças os demais departamentos terão a tendência de deixar tudo com está.



A natureza do ser humano é sempre resistir às mudanças, principalmente aquelas que na sua visão vão lhe dar mais trabalho ou modificar comportamentos já arraigados.



A mudança traz desconforto no início e isso leva muitas pessoas a evitarem ao máximo que elas sejam implantadas.



Cabe às áreas fiscal/contábil o conhecimento profundo da legislação para que possam nortear as discussões entendendo e apontando as novas exigências para o restante do grupo.



A presença da área de informática é fundamental para a execução do projeto considerando que as informações serão todas prestadas através da confecção de arquivos digitais.



A coleta de dados e o envio das informações dependerão em grande parte de programas de informática voltados para esta finalidade de atender ao SPED.



Aqueles escritórios que já dispõem de um departamento de informática interno deverão incluí-lo na equipe que vai discutir o projeto, contudo aqueles escritórios menores e que ainda não contam com estes profissionais em sua estrutura deverão buscar no mercado parcerias que atendam a esta necessidade.



Felizmente é cada vez maior o número de empresas de tecnologia fornecedoras de sistemas e produtos direcionados aos escritórios.



A primeira palavra de ordem neste novo cenário é MUDANÇA.



A segunda é PARCERIA. Os escritórios cada vez mais deverão buscar parceiros que lhe ajudem a viabilizar a coleta e organização de dados do cliente, o saneamento dos cadastros (clientes, produtos, fornecedores), o tratamento das informações na geração dos arquivos, armazenamento de arquivos digitais (XML principalmente) e até mesmo programas de auditoria voltados a realizar o cruzamento das informações nos diversos arquivos a serem enviados ao fisco.




DICA 2 -  INTEGRAR CONHECIMENTOS




Após a criação da equipe SPED citada na dica 1, o próximo passo é buscar e integrar com a equipe o conhecimento profundo das diversas legislações que tratam do SPED. Esta etapa é crucial para uma correta avaliação das necessidades e providências que serão adotadas pela equipe.



Esta tarefa cumpre inicialmente aos departamentos fiscal e contábil que depois deverá dividir com a equipe o conhecimento adquirido.  



Este conhecimento deverá ser buscado de todas as formas possíveis, e conforme já expus anteriormente, recomendo recursos tais como treinamentos, publicações eletrônicas atualizáveis, CD, DVD, seminários, fóruns, consultorias, palestras, etc.



Além da busca de conhecimentos por todos os meios possíveis recomendo que para cada uma das novas obrigações seja impresso a legislação com o LEIAUTE e também o respectivo MANUAL DE ORIENTAÇÃO DO CONTRIBUINTE (GUIA PRÁTICO) onde constam as explicações acerca do conteúdo exigido no preenchimento.



Tenho dito com frequência aos meus alunos das áreas fiscal e contábil para que imprimam estes manuais e façam deles os seus livros de cabeceira, ou seja, recomendo que leiam dia e noite este material.



Para esta tarefa também é importante poder contar com a parceria de consultores que possam acompanhar periodicamente o escritório no cumprimento destas obrigações.



Neste momento sei que muitos empresários contábeis devem estar pensando nos custos que isto pode acarretar ao escritório, porém nunca é demais lembrar que estamos falando de um outro modelo de administração.



Observe-se ainda com atenção: estamos destacando novas obrigações que trazem multas na casa dos R$ 1.500,00 mensais para o lucro real e de R$ 500,00 mensais para o lucro presumido, em caso de não entrega dos arquivos.



O empresário deverá pesar o custo de uma consultoria versus o custo das multas a que o escritório poderá estar sujeito ao não entregar ou entregar com informações incorretas os novos arquivos.



DICA 3 – LEVANTAMENTO DOS CLIENTES ATINGIDOS




Constituída a equipe, conhecida e discutida a legislação, o passo seguinte é identificar os clientes atingidos e suas características.  



Desde 2008 e até hoje temos empresas entrando na obrigatoriedade da NF-e.



Temos também desde 2009 até o momento a entrada em vigor das seguintes obrigações EFD-ICMS/IPI, EFD-Contribuições, ECD, ECF, etc.  



E ainda temos expectativas de novos programas onde serão incluídas obrigações pertinentes à Folha de Pagamento (E-Social), Livro Eletrônico de Registro de Controle da Produção e do Estoque (Bloco-K), Cupom Fiscal Eletrônico do Sistema Autenticador e Transmissor (CF-e-SAT).



Mais adiante exporei alguns detalhamentos dessas obrigações.



O foco agora é identificar quais dos nossos clientes estão ou estarão enquadrados nestas novas obrigações.  



Esta dica de número 3 está intimamente ligada com a dica de número 2 já que para identificar os atingidos é preciso conhecer a legislação aplicável.  



Também na dica 2 falei sobre a leitura minuciosa do leiaute das obrigações pois só com este conhecimento é que poderemos saber como nossos clientes serão atingidos, quais informações serão exigidas, quando deverão ser entregues, quais as penalidades, etc.



A ideia aqui é elaborar uma relação individualizada especificando a situação de cada um dos clientes neste novo cenário, os pontos críticos a serem atacados.



Para auxiliar no entendimento de como cada cliente será atingido recomendo que seja elaborado uma planilha com diversas colunas seguindo a sequência do leiaute da obrigação a ser estudada.



Este mapa teria na sua primeira coluna da esquerda cada um dos registros e cada linha dentro do registro, além de outros dados teria ainda uma coluna informando a obrigatoriedade ou não daquela linha do registro e que providência adotar para obter aquela informação que for obrigatória.



Veja exemplo de mapeamento ao final deste capítulo.




DICA 4 – AVALIAÇÃO DOS SISTEMAS DO ESCRITÓRIO E DOS CLIENTES



De posse da relação de clientes atingidos, identificadas quais as informações cada um deles deverá enviar ao fisco e os pontos críticos identificados a equipe SPED agora começa a fazer uma avaliação dos sistemas existentes no escritório e no cliente e a interligação entre eles.



Nesta fase começa para valer a participação do funcionário ou do parceiro do escritório da área da informática pois é o momento de identificar como as informações exigidas serão geradas pelo cliente e coletadas pelo escritório.



Aqui poderá surgir a necessidade de investimentos em equipamentos, programas e sistemas geração e controle de informações.



Como exemplo posso citar aqui a necessidade de possuir um controle do estoque.



Conhecendo a realidade de muitos escritórios Brasil afora posso afirmar que é pequeno o número de clientes que possuem controle de estoque, já que estas empresas preferem deixar tudo nas mãos do escritório.



Mas não é possível ao escritório controlar o estoque do cliente. Resultado: a empresa fica sem controle de estoque.



No SPED fiscal podemos perceber que um dos pontos principais do programa é o controle item a item dos produtos que entram e saem da empresa, obrigando assim o empresário a controlar adequadamente a movimentação dos seus produtos para poder indicar corretamente dento do SPED esta informação.



Para isso este empresário deverá possuir um Sistema Integrado de Controle Interno (ERP) para lançar suas compras e vendas.  



O caso do estoque é apenas um exemplo pois dependendo da empresa outras necessidades poderão surgir em termos de sistemas de controle.




DICA 5 – INTERAGIR COM OS CLIENTES



Após ter em mãos a avaliação dos sistemas internos e externos é hora de conversar com os clientes.



O escritório poderá promover uma reunião geral com seus clientes onde através de uma palestra, por exemplo, será informado a todos sobre este novo cenário, sobre este novo posicionamento do Fisco no sentido de uma fiscalização mais efetiva à qual todos estarão sujeitos.



É preciso mostrar-lhes que está cada vez mais difícil “dar um jeitinho” na escrituração, corrigir os erros mais graves, apagar os incêndios, enfim, “quebrar um galho”.



Temos que mostrar-lhes que o empresário deverá cada vez mais preocupar-se em agir de maneira correta quanto aos tributos, controlar seus documentos e informações, fornecer dados ao seu Contador, já que é comum o escritório implorar por documentos comprobatórios ou explicativos tais como extratos bancários, contratos, recibos, etc.



É muito comum o empresário esconder sua movimentação financeira do contador, não enviar os extratos bancários, esconder notas fiscais de compra e até DANFE enviado pelo fornecedor.



Nesta exposição nós temos que mostrar ao empresário que somos seus parceiros e que é preciso trabalhar em conjunto.



Em um segundo momento deverão ser realizados encontros individuais com cada dos clientes atingidos expondo a situação específica da empresa dele e quais as providencias o escritório pretende adotar e quais as recomendações sugeridas.



É o momento de negociar, inclusive uma eventual revisão nos honorários se for o caso, expondo, demonstrando, quantificando ao cliente a nova realidade.

    


DICA 6 – REAVALIAR PROCESSOS – O ESCRITÓRIO DENTRO DO CLIENTE



Nas dicas anteriores descobrimos O QUE precisa ser feito.



Neste momento vamos definir COMO cumpriremos as tarefas. É hora de reavaliar processos.



Por processos podemos entender que é o desenho de como os trabalhos são realizados, o caminho que os documentos percorrem desde a sua emissão até o cumprimento da última obrigação acessória.



Atualmente o modelo adotado em grande parte dos escritórios é aquele em que um visitador passa nos clientes periodicamente para recolher as notas fiscais de compra e venda.



Com essas notas são feitos os livros de Entradas, Saídas, Apuração de ICMS, Apuração de IPI, GIA, GARE, SINTEGRA.



As notas servem de alimento para o cumprimento de todas estas obrigações. No SPED é diferente pelo fato de que serão necessárias várias informações que não estarão nas notas fiscais, por exemplo dados da guia de recolhimento em alguns casos específicos, código do município numa entrega em local diverso, detalhes de uma venda/compra a prazo, número de processo judicial, etc.



Percebam que o conceito muda drasticamente ao estabelecer que o alimentador das obrigações fiscais não será mais apenas a nota fiscal.



Tanto os escritórios como seus clientes estão acostumados a este modelo que sempre funcionou desta forma baseando as obrigações apenas nas notas de entrada e saídas.



E agora que estamos migrando para um modelo que dependerá não apenas das notas fiscais, mas também de outras informações complementares?



Todos nós teremos que nos REEDUCAR.



Armazenamento dos arquivos XML (NF-e), controle de estoque, acompanhamento do inventário físico, detalhamento das operações realizadas no dia-a-dia, treinamento permanente.



Vislumbro que chegaremos ao momento em que o escritório tenha que se fazer presente dentro do cliente, ter um ou mais funcionários trabalhando dentro do cliente visando conhecer melhor a rotina, a atividade, as dificuldades e demais aspectos da empresa, fazendo assim a ponte com o escritório.



Alguns poucos escritórios já se deram conta desta necessidade e já estão trabalhando neste formato.



A ideia é que os arquivos sejam gerados no ambiente da empresa e depois validados no escritório.



No capítulo 4 deste livro veremos mais detalhes acerca desta mudança nos processos.




DICA 7 – REALIZAR TREINAMENTOS PERIÓDICOS (FUNCIONÁRIOS DO ESCRITÓRIO E DOS CLIENTES)



A equipe criada para cuidar do SPED no escritório da qual tratamos na DICA 1, deverá estabelecer as necessidades e criar uma rotina para treinamento dos funcionários do escritório e também para os funcionários dos clientes. Sim para os funcionários dos clientes também!!!



Estamos falando de um cenário em que novas informações serão requeridas, será exigida maior exatidão no preenchimento de notas fiscais, documentos e obrigações acessórias.



O escritório contábil, que é o destino final dos documentos da empresa, recebe as informações e documentos depois que as operações já aconteceram, em muitos casos, bem depois, ocasião em que às vezes não dá para fazer mais nada para consertar.



O caminho é o escritório contábil, além de se fazer se presente na empresa como vimos na DICA 6, orientar constantemente os colaboradores do cliente.



Mas é necessário também que o pessoal do escritório esteja afinado nas mudanças, no conhecimento da legislação, nas implicações das mudanças em cada cliente.



Falamos em criar uma equipe para discutir o SPED, porém este grupo deverá repassar os conhecimentos, as decisões para todos os outros funcionários – desde o dono do escritório até a telefonista, passando pelo visitador e o office-boy.



A telefonista, o visitador, o boy, a recepcionista são peças importantes pois mesmo não atuando diretamente nas áreas tributárias do escritório são aqueles que estão em contato frequente com o cliente: são os que recebem e encaminham as solicitações do cliente e por isso precisam saber o que é o SPED, o que é uma NF-e, um XML, para quem deve ser encaminhado os documentos, quem são os funcionários do escritório responsáveis pelo envio do XML, pela informática, pelo armazenamento digital etc.



Já do lado cliente o primeiro treinamento é dizer o que é e o que significa SPED. Orientar sobre a necessidade de manter os cadastros em ordem, oferecer conhecimentos básicos de impostos em geral para a emissão de nota fiscal, alertar para a obrigatoriedade de conferência do DANFE e do DACTE (documento auxiliar que representará o CT-e- Conhecimento de Transporte Eletrônico).



Indicar cursos, palestras, literaturas que estejam ao alcance do entendimento desses funcionários do cliente, e inclusive orientar o cliente quanto ao maior cuidado na hora de contratar um funcionário – pois a partir de agora será necessário que para alguns postos o funcionário possua conhecimentos básicos de emissão de documentos e tributação.



Comprador e vendedor no cliente também precisam estar atentos ao SPED pois são eles os responsáveis pelos cadastros dos clientes e fornecedores.



Cada empresa deverá ter sua política de armazenamento digital. No caso do departamento de vendas o vendedor e o faturista precisam saber para onde enviar o XML dos clientes e das transportadoras.



No caso do departamento de compras é recomendável a empresar criar um e-mail centralizador (nf-e@empresa teste.com.br) para onde os fornecedores e transportadoras deverão enviar o XML.



Ainda neste ponto é importante criar alguma regra para garantir a chegada do XML, como por exemplo só receber a mercadoria fisicamente se o XML já tiver sido recebido.



A regra que for estabelecida caberá ao comprador comunicar a clientes e transportadoras.



Os funcionários que recebem as compras e/ou despacham as vendas também devem ser orientados para a conferência do DANFE e do DACTE assim que chegarem à empresa.



O faturista precisa estar ciente de que a nota eletrônica, ao ser emitida, vai direto para as mãos do fisco.



Deve ser estabelecida uma agenda de treinamentos permanentes ao longo do ano já que ambos, legislação e funcionários, mudam frequentemente.



Para isso se faz importante a celebração de parcerias com empresas de treinamento ou consultores que possam acompanhar e assessorar o escritório nesta necessidade.

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